Boekeloek is een handige gebruikersapp voor huurders van 4 bedrijfsverzamelgebouwen in Uden. Dit zijn d’n Office, ’t Handelshuys, de Poort van Uden en Tanzi Holding (locatie Expert Ben van Dijk). De app is eenvoudig in gebruik en het meeste wijst zich vanzelf, maar als je meer wilt weten vind je hier wat achtergrond en uitleg over de app-functionaliteiten.

Elke locatie heeft een eigen omgeving in Boekeloek die ook alleen met de huurders van de desbetreffende locatie gedeeld wordt.

Ruimte reserveren

Via deze button kun je eenvoudig een vergaderruimte reserveren op een locatie waar deze beschikbaar zijn (d’n Office en ’t Handelshuys).

  • Reserveren is mogelijk op werkdagen en op zaterdag van 08:00 tot 18:00. Klik op een voorkeursdatum en -tijdstip voor een overzicht van beschikbare ruimtes. Klik op de foto voor meer info van de ruimte.
  • Als je buiten de standaard dagen en tijden wilt reserveren kan dat alleen in overleg met de receptie of de beheerder. Voor reserveringen op zaterdag kan het zijn dat we contact met je opnemen om e.e.a. verder te overleggen.
  • Ook als je een (vergader)ruimte wilt huren op een ‘collega-locatie’, krijg je 20% korting op de commerciële tarieven. In de app zie je altijd de netto prijs excl. BTW.
  • Sommige ruimtes zijn alleen per dagdeel (4 uur) te huur. Rechts van de foto staat wat de ruimte kost voor de aangegeven periode. Dit staat er dan bij vermeld. Voor kortere tijd reserveren is mogelijk, alleen wel voor de prijs van een dagdeel.
  • Sommige ruimtes worden – alleen voor huurders van de desbetreffende locatie – kosteloos ter beschikking gesteld. Welke ruimtes dit zijn staat in het Huishoudelijk Reglement (HHR), dat ook via de app is op te vragen (zie Praktische info). Er moet wel gewoon gereserveerd worden voor deze ruimtes.
  • Ruimtes zijn tot 180 dagen vooruit te reserveren.
  • Het is niet mogelijk om een ruimte via de app korter dan 24 uur vooraf te annuleren. Er worden dan toch kosten in rekening gebracht tenzij anders afgesproken met de receptie/beheerder na een eventueel contactmoment.
  • Bij het reserveren van een ruimte kun je ook horeca bestellen. Voor een locatie bij d’n Office kun je meteen in de app aangeven wat je wilt; voor een locatie in ’t Handelshuys kun je via een vinkje aangeven dat je horeca wenst en dan wordt er z.s.m. contact met je opgenomen voor de invulling.
  • Lukt het reserveren niet of heb je advies nodig? Meld je dan even bij de beheerder of de receptie, die helpen je graag verder.

Melding maken

Via deze button kun je eenvoudig een storing melden, aanvraag of reparatieverzoek doen.

  • Er is keuze uit een aantal standaard meldingen maar er is ook een ‘vrij’ invulveld. Je vermeldt om welke ruimte het gaat, zet er eventuele toelichting bij, en maakt ter plaatse een foto ter verduidelijking van de situatie.
  • Als je op Versturen klikt, komt de melding direct binnen bij de beheerder die er actie op uitzet. Je krijgt hier een (automatische) bevestigingsmail van op je zakelijke mailadres. Vervolgens word je (ook via de mail) op de hoogte gehouden van de meldingsstatus. In deze mails staat een link naar een statusoverzicht van de melding en eventuele info/vragen van de beheerder. Zo nodig neemt de beheerder telefonisch contact met je op.
  • Mail gemist? Je kunt de status ook altijd inzien bij Melding maken/tabblad Status.

Mijn reserveringen

Deze button heeft 2 tabbladen. In het eerste tabblad staat een overzicht van je toekomstige reserveringen (vergaderruimte); in het tweede tabblad staan je oude en geannuleerde reserveringen.

Prikbord

Via deze button kunnen app gebruikers prikbordbericht met foto plaatsen als ze iets te vragen of aan te bieden hebben en dit kenbaar willen maken aan collega-huurders.

  • Op het beginscherm kun je kiezen tussen een ‘vraag’ en ‘aanbod’ overzicht.
  • Met ‘Post toevoegen’ zet je iets op het prikbord. Je geeft je post een titel, een omschrijving en maakt een keuze tussen ‘Ik vraag’ of ‘Ik bied aan’. Tenslotte voeg je een foto toe.
  • Een andere functie van het prikbord is dat je er ontvangen pushmeldingen kunt bekijken. Dit zijn belangrijke meldingen van de beheerder die je als pushmelding binnenkrijgt op je telefoon (bv. als er een netwerkstoring is)

Diensten

Wat je met deze button te zien krijgt is afhankelijk van je bedrijfsomgeving. Op dit moment bestaan er 2 categorieën: Algemene diensten en Food & Drinks.

  • Onder Algemene diensten staan nu nog alleen Reclamediensten in de vorm van Reclamepakketten voor adverteren op de Led-zuil (terrein d’n Office)*. Het Algemene dienstenpakket zal in de toekomst worden uitgebreid met bv. facilitaire zaken.
  • Horeca (Food & Drinks) is nu alleen actief voor locatie d’n Office. Als huurders (van elke willekeurige locatie) een ruimte huren bij d’n Office, dan kunnen ze meteen aangeven wat de horecawensen zijn en deze erbij bestellen. Bij het huren van een ruimte op een andere locatie kun je met een vinkje aangeven dat je interesse hebt in horeca en wordt er contact met je opgenomen voor verdere invulling.

*de hier vermelde prijzen zijn netto prijzen d.w.z. dit is het 20% kortingstarief op de reguliere prijzen.

Mijn kantoor

Hier kun je terugvinden en eventueel aanpassen of verwijderen:

  • Je prikbordberichten op het 1e tabblad
  • Je bestelde diensten (en status hiervan) op het 2e tabblad
  • Je deelname aan evenementen op het 3e tabblad

Nb: reserveringen voor ruimtes kun je terugvinden bij ‘Mijn reserveringen’

Agenda

In de agenda staan activiteiten/evenementen die beschikbaar zijn voor (groepen) huurders op je eigen locatie.

  • Sommige events zijn open, voor andere moet je inschrijven. De events waarvoor je inschrijft vind je terug in ‘Mijn kantoor’. Daar kun je er ook weer uitschrijven.
  • Als huurder kun je zelf geen activiteit of evenement aanmaken. Als je een mooi initiatief hebt met en voor collega-huurders, meld je dan even bij de receptie of de beheerder.

Smoelenboek

Het smoelenboek is bedoeld voor huurders om beter en sneller van elkaar te weten welk(e) gezicht(en) bij welk bedrijf horen. Vooral voor nieuwe huurders is het prettig om op deze manier wat sneller wegwijs te worden in de jungle van nieuwe gezichten.

  • Huurders kunnen zelf in de app aangeven of ze wel of niet willen worden opgenomen in het Smoelenboek. Het wordt gewaardeerd maar is natuurlijk niet verplicht.
  • Je kunt ons (beheerder/receptie/overige medewerkers) er natuurlijk ook in terugvinden.

Flexplekken

Binnen onze locaties zijn geen ‘standaard’ flexplekken beschikbaar, maar we denken graag met je mee als je even een plekje nodig hebt om rustig te kunnen werken.

Praktische info

Hierin staat een overzicht met info over veel belangrijke praktische zaken zoals het huishoudelijk reglement, het alarm, sleutelgebruik, klimaatbeheersing, postzaken en nog veel meer. Fijn om dingen snel in op te zoeken, en belangrijk voor nieuwe huurders om ze op één handige plek bij elkaar te hebben. Aan sommige onderwerpen zijn documenten gekoppeld (HHR, Alarminstructie) die je met één druk op de knop naar jezelf toe kunt mailen.

Over

Hier staan de contactgegevens van jouw bedrijfslocatie met directe links naar bellen, mailen en de website. Altijd handig!

Mijn gegevens

Hier vul je je (bedrijfs)gegevens en volledige profiel in. Hier kun je ook aangeven of je wilt worden weergegeven in het Smoelenboek en een foto van jezelf uploaden.

  • Het is belangrijk om je zakelijke email adres hier te hebben staan. Dit is het adres dat bekend is bij ons en waaraan je gebruikersrechten zijn gekoppeld.
  • Bij het tabblad Instellingen kun je je wachtwoord wijzigen, zien aan welk gebouw je als gebruiker gekoppeld bent en wat je huurdersprofiel is (huurder/externe huurder)*
    Als je geen prikbordmeldingen meer wenst te ontvangen kun je dat ook hier aangeven.

*een externe huurder is iemand die geen kantoor huurt op onze locatie maar wel regelmatig ruimte boekt bij ons en daarom toegang heeft tot de app met aangepaste rechten voor gebruik/inzage.

Instructiefilmpjes ‘Mijnappgemak’

De Boekeloek app is doorontwikkeld op reeds bestaande software: ‘Mijn appgemak’. Dit is een digitale officeassistent voor gebruikers en beheerders van verzamelgebouwen.

Hieronder staan 2 links met promo-/instructiefilmpjes om je wegwijs te maken in de basisbeginselen van deze app-software. Layout/functionaliteiten lopen niet 1-op-1 tegelijk met Boekeloek, maar ze werken vanuit hetzelfde principe.

https://mijnappgemak.nl/kantoorgemak/
https://mijnappgemak.nl/uitleg

Veel Boekeloek gebruiksgemak toegewenst! En heb je naar aanleiding van deze info en links nog vragen? Mail of bel ons dan gewoon even, we helpen je graag.

Maarten Hoevenaars | Facilitair Manager Kantoorhurenuden.nl | boekeloek@kantoorhurenuden.nl | 06-19248671

FAQ’s

Kan ik vanaf nu alleen nog maar een vergaderruimte via de Boekeloek app reserveren?

Nee hoor, dat kan ook gewoon nog via de receptie als dat prettiger vindt, je telefoon niet bij de hand hebt of als je er een reservering wilt inzetten met een herhaalpatroon. Dat laatste gebeurt in overleg met de beheerder.

Is het gebruik van de Boekeloek app verplicht?

Nee, vanzelfsprekend niet. Alleen zullen we belangrijke informatie voor jou als huurder voortaan alleen nog via deze app communiceren. Vanuit veiligheidsoverwegingen, maar vooral om er zeker van te zijn dat we iedereen bereiken, ook degenen die niet in de groepsapp zitten.

Mag ik op de groepsapp ook nog gewoon een oproep doen of iets aanbieden?

Liever niet. Het werkt voor iedereen prettiger als vraag en aanbod van producten en diensten op één plek zijn terug te vinden, en het prikbord in de Boekeloek app leent zich hier goed voor. Van elke plaatsing op het prikbord krijg je als app-gebruiker een pushmelding zodat je altijd op de hoogte bent van het actuele vraag en aanbod.

Waarom kan ik geen herhalings-/terugkeer patroon voor een boeking ingeven?

Dit is inderdaad nog niet mogelijk. We kiezen op dit moment voor een zo eerlijk mogelijke verdeling van de beschikbare vergaderruimtes, en denken dat deze functionaliteit niet in ieders voordeel zal werken. In overleg met de beheerder is het wel bespreekbaar en realiseerbaar. Je kunt zelf tot 180 dagen individueel vooruit boeken, maar een herhaalreeks invoeren gaat alleen via de receptie.

Kun je zelf een evenement aanmaken in de app?

Nee, dat is (nog) niet mogelijk. Maar heb je een leuk idee voor een event, en wil je iets organiseren met of voor collega huurders/gebruikers? Dan kunnen we dit gemakkelijk in de app faciliteren en helpen we je daar graag bij.

Kan ik ook een vergaderruimte ook in het weekend boeken?

Via de app alleen op zaterdag, niet op zondag. Voor een aanvraag of zondag kun je terecht bij de beheerder of receptie van je pand. Voor reserveringen in de avonduren of in het weekend is het mogelijk dat we contact met je opnemen om wat logistieke zaken kort te sluiten. De kans bestaat ook dat we een toeslag in rekening brengen als er bijvoorbeeld een medewerker van ons aanwezig moet zijn in verband met horeca, het alarm, of aansprakelijkheid.

Hoe weet ik zeker dat ik de laatste update heb van de app?

Dit kun je nakijken bij Praktische info, bovenaan bij App info. Bij een nieuwe update zal er bij het openen van Boekeloek worden gevraagd om de app bij te werken.